Объяснительные записки на работе: задачи и функции

Документальная фиксация всех событий и фактов в ходе работы предприятия позволяет оперативно решать рабочие ситуации, результативно взаимодействовать между собой подразделениям и структурам, выполнять контроль за предписания и указам руководства. Объяснительные записки на работе - один из видов документирования обстоятельств, фактов или событий для информирования начальства и вышестоящих руководителей. Наряду с произвольной формой оформления, объяснительные записки на работе имеют установленный рабочим регламентом стандартный вид. Серьезные предприятия предпочитают унифицированную форму, поскольку сам бланк содержит все необходимые категории для проведения комплексных мер реагирования на ситуацию.

Работодатель имеет право требовать объяснительную записку на работе в следующих случаях:

• было зафиксировано нарушение трудовой дисциплины;
• имело место не соблюдение производственной дисциплины;
• возникла нештатная ситуация или форс-мажор;
• наблюдаются проступки работника, не выполнение им должностных обязанностей.

Объяснительная записка является документальным поводом для наложения штрафных санкций, лишения премии, взысканий, вынесения выговора, принятия решения об увольнении. В случае отсутствия данной бумаги в документообороте компании сотрудник, к которому были применены дисциплинарные меры, может оспорить правомерность решения в суде, что в свою очередь может привести к компенсационным выплатам со стороны работодателя.

Объяснительные записки на работе: структура документа

Образец объяснительной на работу включает в себя несколько блоков. В верхней части указывается структурное подразделения и данные адресата, на имя которого пишется документ. Тело объяснительной записки на работе содержит номер, дату, название, непосредственно текст и подпись автора.

Стандартное оформление предусматривает два основных блока текста: в первом излагает фактаж событий, которые стали причиной написания объяснительной. Вторая часть предусмотрена для указания причин возникновения ситуаций, а также для списка документов оправдательного характера. В случае отсутствия таковых необходимо подчеркнуть соответствующую строку бланка.

В отличии от докладных записок объяснительная необязательно должна содержать логическую часть, анализ ситуации, а также выводы и предпосылки.