Как снизить расходы при офисном переезде?

Целью любого бизнеса является получение хороших прибылей, но для сохранения бюджета организации этого недостаточно. Нужно еще и тщательно подходить к минимизации расходов. Это касается всех сфер, в том числе, и хозяйственно-бытовой. Поэтому, как только перед вами как владельцем или ответственным сотрудником компании встал вопрос о необходимости офисного переезда, нужно сразу заняться организацией этого мероприятия, чтобы свести расходы к минимуму и пройти сложный период максимально благополучно.

Ключевые моменты

Правильно выбрать грузоперевозчика - это целая проблема, но она решаема. Обращайте внимание на расценки. Как бы ни был соблазн воспользоваться услугами по минимальной цене, предпочитайте компании с опытом и хорошими отзывами в сети или же рекомендациями. И не думайте, что можно утверждать, что мы и сами проведем офисный переезд качественно и гораздо дешевле, чем предлагают компании.

Начнем с того, что необходимость переезда не возникает из ниоткуда. Конечно, если не брать в расчет чрезвычайные ситуации разного характера. Например, если помещение выгорело дотла или же вас затопили соседи сверху, или произошел ураган, разрушивший здание до основания. В такие моменты не встает вопрос об экономии, а только о том, как бы сохранить то, что осталось. Но мы сейчас говорим о другом: о ситуациях, когда необходимость перебраться в более удобное место вместе со своим многочисленным офисным скарбом назревает давно. И чтобы не терять драгоценного времени, когда уже будет найден грузоперевозчик, и придется собирать вещи в экстренном порядке.

Тщательно оговаривайте сроки проведения работ и тонкости оплаты. Разные перевозчики предпочитают различные же условия оплаты: за километраж, за время работ, их объем и т. д. Чтобы не пришлось платить больше, уточняйте каждую мелочь.

Старайтесь назначить дату переезда на середину месяца, так как в начале и в конце квартала, перед праздниками и выходными у операторов больше всего заказов, да и дороги сложно назвать свободными. Удачно выбранный момент для переезда позволит существенно сократить затраты на него.

Также избегайте назначать столь важное мероприятие на вечерние часы, поскольку в темное время суток работа будет проводиться значительно дольше, да и грузчики, которые трудятся с самого утра, не станут старательно выполнять свои обязанности из-за банальной усталости.

Подготовка к переезду

Если грузоперевозчик предлагает офисный переезд под ключ, это вовсе не означает, что заказчику можно не заниматься вообще ничем. Позаботьтесь самостоятельно о сохранности особо ценных вещей и документов, содержимое сейфа тоже лучше перевозить самим. То же самое касается и предметов, на хранение и перевозку которых необходима специальная лицензия или разрешение. Например, оружие, химия, медицинские препараты.

Правильное хранение вещей - это важно. Различную мелочевку, бумаги, канцтовары, хозяйственные средства раскладывайте по группам в соответствующие коробки и мешки. Это убережет даже мелкое имущество организации от повреждений.

Обязательно официально подтверждайте свое сотрудничество с компанией-перевозчиком, подписывайте договор, требуйте акты выполненных работ, узнавайте о страховке на случай непредвиденных обстоятельств. Все это значительно облегчит вам жизнь и позволит немного сэкономить, а если возникнет страховой случай, то и покрыть убытки.

В идеале неплохо бы набросать план действий перед переездом, определить ответственных за ту или иную работу: кому доверить сборку хозяйственных мелочей, кто будет следить за сохранностью документов, а кто станет встречать грузчиков на месте.

Всего предусмотреть, к сожалению, невозможно. Но сделать так, чтобы переезд принес минимум проблем и прошел гладко, вполне получится, если воспользоваться нашими рекомендациями.