Авансовые платежи и суточные для сотрудников

Вряд ли можно найти организацию, которой бы не приходилось отправлять своих специалистов в командировки. Корректировки трудового законодательства случаются регулярно, так что руководству и уполномоченным лицам необходимо постоянно оставаться в курсе ситуации, чтобы не допускать нарушений, чреватых серьезными штрафами.

Например, чтобы подтвердить расходы, верно определить размеры налоговых отчислений, нужен чек гостиницы и некоторые другие документы. Что нужно принимать во внимание при оформлении деловой поездки? Какого алгоритма действий придерживаться, чтобы выполнить все корректно и грамотно?

Подготовка приказа

Первый в этап в оформлении сопроводительной документации – оформление приказа. Допустимо использование как свободной формы, так и единой универсальной, Т-9. В данном документе фиксируется следующая информация:

• ФИО специалиста, его профессия, должность, ведомство, отделение, к которому он относится;
• Пункт назначения;
• Задачи, поставленные руководством, которые должны быть решены во время командировки;
• Сроки командировки;
• Порядок, в соответствии с которым предприятие компенсирует сотруднику траты, понесенные в поездке.

Специалист должен предварительно ознакомиться с изданным приказом, поставить подпись, подтверждающую изучение и отсутствие возражений.

Необходимо также внести корректировки в рабочий табель, время поездки должно быть обозначено именно как деловая командировка.

Авансовые платежи и суточные

Чтобы сотрудники бухгалтерии выдали аванс, необходимый для приобретения проездных документов и бронирования гостиницы, суточных, специалист должен подать соответствующую заявку. В заявке фиксируется сумма и время, на которое она предоставляется, соответствующее датам деловой поездки.

При расчете авансовой суммы учитывается актуальная цена проездных документов и средняя стоимость номера в отеле, забронированного на все время командировки. Размер суточных определяется организацией самостоятельно, на основе внутренних регламентов.

Выплата аванса допустима как в наличной форме, так и в виде перевода на пластиковую карту. По возвращении у специалиста есть три дня для подготовки отчета о расходах.

Бронирование проездных документов и гостиничного номера

За бронь номера и билетов отвечают различные специалисты, это определяется непосредственно правилами организации. При регулярной отправке сотрудников в деловые поездки предприятию рекомендовано использовать корпоративные системы брони. Такой подход способствует автоматизации процесс, уменьшению расходов за счет многочисленных скидок, корпоративных предложений.

Подготовка авансовой отчетности

По прибытию на основное место работы, у специалиста есть три дня для того, чтобы передать коллегам из бухгалтерии авансовую отчетность. В этом документе фиксируется сумма, ранее предоставленная в качестве аванса, а также реальные траты. Каждую статью расходов следует подтверждать и доказывать документально, различными квитанции и чеками. Допустимо предъявление как бумажных, так и электронных чеков.

Если специалист потратил меньшую сумму, в сравнении с той, что была ранее выдана, то он обязан вернуть остаток. Это правило не распространяется на суточные, они расходуются сугубо по собственному усмотрению. Если имел место, наоборот, перерасход средств, сотрудник может рассчитывать на их компенсацию. Компенсация допустима в ситуациях, когда расходы действительно оказались оправданными, специалист имеет на руках их документальные подтверждения.